Hàng hóa thất thoát trong quá trình lưu kho không phải lúc nào cũng xuất phát từ việc kiểm kê sai hoặc mất mát. Nhiều trường hợp, sản phẩm bị giảm chất lượng, biến dạng, hư hỏng hoặc không còn đủ điều kiện sử dụng do môi trường bảo quản chưa phù hợp. Đặc biệt, nhiệt độ, độ ẩm, cách sắp xếp và thời gian lưu trữ đều có thể tác động trực tiếp đến chất lượng hàng hóa.
Việc xác định đúng nguyên nhân giúp doanh nghiệp chủ động điều chỉnh cách bảo quản, hạn chế thiệt hại và duy trì chất lượng sản phẩm trong suốt thời gian lưu kho. Dưới đây là 7 nguyên nhân phổ biến cần lưu ý.
1. Độ ẩm trong kho quá cao
Tổng quan nội dung
Độ ẩm là một trong những yếu tố thường bị bỏ qua khi quản lý kho hàng. Khi hơi ẩm trong không khí duy trì ở mức cao trong thời gian dài, nhiều loại hàng hóa có thể bị ảnh hưởng, đặc biệt là giấy, bao bì carton, thực phẩm khô, vải, gỗ và một số linh kiện.
Môi trường ẩm còn tạo điều kiện cho nấm mốc phát triển trên sản phẩm hoặc bao bì. Khi tình trạng này kéo dài, hàng hóa có thể bị giảm chất lượng, biến đổi hình thức và phải loại bỏ trước thời hạn.
Do đó, doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra độ ẩm trong kho thay vì chỉ quan sát bằng mắt thường. Với những kho có độ ẩm cao kéo dài, việc sử dụng thiết bị kiểm soát độ ẩm phù hợp có thể giúp môi trường bảo quản ổn định hơn.
2. Nhiệt độ bảo quản không phù hợp
Mỗi nhóm hàng hóa có yêu cầu bảo quản khác nhau. Nếu nhiệt độ trong kho quá cao, một số sản phẩm có thể nhanh xuống cấp, biến dạng hoặc thay đổi đặc tính. Ngược lại, nhiệt độ quá thấp cũng có thể gây ảnh hưởng đến những sản phẩm không phù hợp với môi trường lạnh.
Kho hàng có diện tích lớn thường khó duy trì nhiệt độ đồng đều nếu không có phương án thông gió và điều hòa phù hợp. Những vị trí gần cửa kho, mái tôn hoặc khu vực thường xuyên tiếp xúc với ánh nắng có thể có mức nhiệt khác đáng kể so với khu vực bên trong.
Vì vậy, cần xác định yêu cầu nhiệt độ của từng nhóm sản phẩm và theo dõi điều kiện thực tế trong kho để có biện pháp điều chỉnh khi cần thiết.
3. Sắp xếp hàng hóa không đúng cách
Cách bố trí hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng lưu thông không khí, kiểm kê và bảo quản sản phẩm. Việc xếp hàng quá sát tường, sát nền hoặc chồng quá cao có thể khiến không khí khó lưu thông, đồng thời làm tăng nguy cơ hàng hóa bị ảnh hưởng bởi hơi ẩm từ nền và tường.
Ngoài ra, nếu các lô hàng không được phân khu rõ ràng, nhân viên có thể gặp khó khăn khi nhập, xuất và kiểm kê. Hàng tồn lâu ngày dễ bị bỏ quên, quá hạn hoặc giảm chất lượng mà không được phát hiện kịp thời.
Doanh nghiệp nên bố trí khoảng cách phù hợp giữa các khu vực, sử dụng pallet hoặc kệ khi cần thiết và sắp xếp hàng theo từng nhóm để thuận tiện cho việc kiểm soát.
4. Bao bì không đảm bảo khả năng bảo vệ
Bao bì là lớp bảo vệ đầu tiên của hàng hóa trong quá trình lưu trữ. Nếu bao bì bị rách, hở, thấm nước hoặc không phù hợp với đặc tính sản phẩm, nguy cơ hư hỏng sẽ tăng lên đáng kể.
Đặc biệt, các loại thùng carton có thể bị mềm hoặc mất độ cứng khi tiếp xúc với môi trường ẩm trong thời gian dài. Khi lớp bao bì suy yếu, hàng hóa bên trong cũng dễ bị tác động bởi bụi bẩn, hơi ẩm và các yếu tố bên ngoài.
Vì vậy, cần kiểm tra tình trạng bao bì ngay khi hàng được nhập kho và định kỳ trong quá trình lưu trữ. Những sản phẩm có dấu hiệu hư hỏng bao bì nên được xử lý sớm thay vì tiếp tục lưu kho như bình thường.
5. Không kiểm soát côn trùng và sinh vật gây hại
Côn trùng, chuột và một số sinh vật gây hại có thể làm hỏng hàng hóa trực tiếp hoặc gây ảnh hưởng đến bao bì. Các loại thực phẩm, nông sản, giấy, vải và nguyên liệu hữu cơ thường cần được chú ý nhiều hơn.
Không gian kho thiếu vệ sinh, có nhiều khe hở hoặc tồn đọng rác thải sẽ tạo điều kiện cho sinh vật gây hại phát triển. Khi đó, hàng hóa có thể bị cắn phá, nhiễm bẩn hoặc không còn đáp ứng yêu cầu sử dụng.
Để hạn chế rủi ro, kho cần được vệ sinh định kỳ, kiểm tra các vị trí có khả năng xâm nhập và duy trì quy trình kiểm soát côn trùng phù hợp.
6. Thời gian lưu kho quá lâu
Ngay cả khi được bảo quản trong điều kiện tương đối tốt, nhiều sản phẩm vẫn có giới hạn sử dụng hoặc thời gian bảo quản nhất định. Việc để hàng hóa tồn kho quá lâu có thể làm tăng nguy cơ giảm chất lượng và phát sinh hàng không còn khả năng tiêu thụ.
Đây cũng là một trong những nguyên nhân khiến hàng hóa thất thoát mà doanh nghiệp dễ bỏ qua. Giá trị hàng hóa không nhất thiết mất đi do hư hỏng ngay lập tức mà có thể giảm dần theo thời gian.
Doanh nghiệp nên theo dõi tuổi hàng, ngày nhập kho và hạn sử dụng để ưu tiên xuất những lô hàng nhập trước. Phương pháp FIFO hoặc FEFO có thể được áp dụng tùy theo đặc điểm từng loại sản phẩm.
7. Không theo dõi thường xuyên điều kiện trong kho
Một kho hàng có thể thay đổi điều kiện bảo quản theo thời tiết, mùa trong năm hoặc tình trạng vận hành. Nếu doanh nghiệp chỉ kiểm tra kho khi có vấn đề xảy ra thì nhiều dấu hiệu bất thường có thể đã xuất hiện từ trước.
Độ ẩm tăng cao, nhiệt độ thay đổi, bao bì xuống cấp hay xuất hiện dấu hiệu nấm mốc đều cần được phát hiện sớm. Việc theo dõi thường xuyên giúp doanh nghiệp xử lý vấn đề trước khi ảnh hưởng đến số lượng lớn hàng hóa.
Với kho có diện tích lớn hoặc chứa nhiều sản phẩm nhạy cảm với môi trường, có thể bố trí thiết bị đo nhiệt độ và độ ẩm ở các khu vực khác nhau. Khi phát hiện chỉ số bất thường, cần xác định nguyên nhân và điều chỉnh điều kiện bảo quản kịp thời.
Làm gì để hạn chế hàng hóa thất thoát khi lưu kho?
Để giảm thiểu hàng hóa thất thoát do hư hỏng, doanh nghiệp cần kết hợp nhiều biện pháp thay vì chỉ tập trung vào một yếu tố. Trước hết, cần xác định yêu cầu bảo quản của từng nhóm sản phẩm, từ nhiệt độ, độ ẩm đến cách đóng gói và thời gian lưu trữ.
Đối với kho thường xuyên có độ ẩm cao, việc kiểm soát môi trường cần được ưu tiên. Có thể sử dụng máy hút ẩm công suất lớn để xử lý lượng hơi ẩm trong không gian rộng, đặc biệt tại những khu vực chứa nhiều hàng hóa hoặc có độ ẩm tăng cao kéo dài.
Bên cạnh đó, máy hút ẩm không khí cũng có thể được sử dụng để hỗ trợ duy trì môi trường khô thoáng, hạn chế các vấn đề liên quan đến hơi ẩm đối với những nhóm hàng nhạy cảm.
Ngoài việc kiểm soát môi trường, doanh nghiệp cũng nên xây dựng quy trình kiểm tra hàng hóa định kỳ. Nhân viên cần ghi nhận tình trạng bao bì, vị trí lưu trữ, dấu hiệu hư hỏng và thời gian tồn kho. Những bất thường được phát hiện càng sớm thì chi phí xử lý càng thấp.
Chủ động kiểm soát để giảm thiệt hại hàng hóa
Hàng hóa thất thoát do hư hỏng trong quá trình lưu kho có thể bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân khác nhau, từ độ ẩm, nhiệt độ, bao bì cho đến cách sắp xếp và thời gian lưu trữ. Vì vậy, doanh nghiệp cần xem việc kiểm soát điều kiện kho là một phần quan trọng trong quản lý hàng hóa.
Duy trì môi trường bảo quản phù hợp, kiểm tra hàng hóa định kỳ và xử lý sớm các dấu hiệu bất thường sẽ giúp hạn chế nguy cơ sản phẩm xuống cấp. Đây cũng là cách hiệu quả để giảm chi phí phát sinh và duy trì giá trị hàng hóa trong suốt quá trình lưu trữ.
