Phần mềm quản lý DMS (Distribution Management System) dành cho ngành vật liệu nông nghiệp và nông dược giúp tự động hóa quá trình quản lý hệ thống phân phối, tăng cường hiệu suất làm việc của đội ngũ kinh doanh và thực hiện việc liên tục theo dõi dữ liệu từ nguồn sản xuất đến nguồn phân phối và từ đó đến các điểm bán lẻ và đại lý.
Tổng quan nội dung
Phần mềm DMS cho ngành vật tư nông nghiệp – nông dược là gì?
Phần mềm DMS (Distribution Management System) dành cho ngành vật liệu nông nghiệp và nông dược là một giải pháp công nghệ được tạo ra đặc biệt để hỗ trợ các doanh nghiệp trong ngành sản xuất và phân phối nông nghiệp trong việc tối ưu hóa quản lý hệ thống phân phối. Nó bao gồm quản lý đội ngũ nhân viên kinh doanh, quản lý các mức độ đại lý, cửa hàng bán lẻ, tồn kho, quản lý nợ, và triển khai các chương trình bán hàng. Tất cả những thông tin này được cập nhật và theo dõi theo thời gian thực, giúp nhà quản lý có cơ hội nắm bắt và tự quyết định chiến lược phát triển của họ.
Phần mềm DMS này phù hợp với mọi loại doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất và phân phối nông nghiệp, bất kể quy mô của họ, bao gồm cả các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME), và các nhà phân phối.
Các người dùng trực tiếp của phần mềm DMS bao gồm:
- Sales thị trường
- Giám sát bán hàng (Sales Supervisor – SS).
- Quản lý vùng/miền (nếu có) bao gồm RSM (Regional Sales Manager), ASM (Area Sales Manager), TSM (Territory Sales Manager), và NSM (National Sales Manager).
- Giám
- Nhân viên kế toán bán hàng và thủ kho.
- Lãnh đạo cấp cao
- Chủ các đại lý hoặc trang trại lớn (Trong trường hợp doanh nghiệp triển khai phần mềm DMS cho các đại lý hoặc khách hàng trang trại lớn trong hệ thống phân phối của họ để đặt hàng trực tiếp mà không thông qua bộ phận bán hàng).
Thách thức thường gặp trong quản lý hệ thống phân phối của ngành vật tư nông nghiệp và nông dược
Khó khăn trong việc kiểm soát hiệu suất làm việc của nhân viên bán hàng trên thị trường
Khó kiểm soát hiệu suất làm việc của sales thị trường
Công ty phải đầu tư một lượng lớn tiền và thời gian vào việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên bán hàng trên thị trường, nhưng không dễ dàng kiểm soát được hiệu quả làm việc thực tế của từng nhân viên. Các thách thức cụ thể bao gồm:
- Khả năng theo dõi vị trí và hoạt động hiện tại của nhân viên.
- Đảm bảo rằng quy trình bán hàng (bao gồm 5 hoặc 7 bước) được thực hiện đúng cách.
- Xác thực tính chính xác của dữ liệu được cung cấp bởi nhân viên.
- Đánh giá hiệu quả của việc mở rộng thị trường và phát triển kinh doanh
Quản lý thông tin sản phẩm, giá bán, tồn kho theo lô/ date
Lĩnh vực vật tư nông nghiệp và nông dược thường đối mặt với thách thức quản lý thông tin sản phẩm, giá cả, và tồn kho, đặc biệt khi có nhiều loại sản phẩm khác nhau, với đơn vị tính khác nhau, và phân phối tới nhiều kho lưu trữ khác nhau. Điều này gây khó khăn trong việc quản lý danh mục sản phẩm và theo dõi hạn sử dụng của từng lô hàng.
Ngoài ra, việc quản lý giá cả cũng trở nên phức tạp, vì thông tin quảng cáo và sản phẩm không luôn dễ tiếp cận cho bà con nông dân, dẫn đến tình trạng đại lý có thể bán sản phẩm với giá cao hơn hoặc thấp hơn giá niêm yết, hoặc thậm chí cung cấp sản phẩm giả, hàng nhái. Điều này có thể ảnh hưởng đến uy tín của thương hiệu và gây khó khăn cho đại lý và cộng tác viên trong việc phân biệt sản phẩm chất lượng và giá trị thực.
Quản lý công nợ
Trong ngành nông nghiệp, người nông dân thường là khách hàng cuối cùng. Họ thường thực hiện mua hàng và ghi nợ, sau đó thanh toán vào cuối mùa vụ. Ví dụ, trong trường hợp lúa, thời gian ghi nợ có thể kéo dài khoảng 4 tháng, trong khi với cây công nghiệp, nó có thể kéo dài lên đến 1 năm, và trong trường hợp vùng cây ăn quả, thời gian nợ có thể kéo dài từ 4 đến 6 tháng. Tổng số tiền nợ có thể rất lớn, vì vậy, đại lý cấp 2 phải chịu trách nhiệm “gánh” nợ cho khách hàng, trong khi đại lý cấp 1 phải “gánh” nợ cho đại lý cấp 2. Điều này tạo ra rủi ro tài chính lớn cho doanh nghiệp sản xuất và phân phối. Do đó, quản lý công nợ đại lý và điểm bán, cùng việc theo dõi lịch sử mua hàng, trở thành một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của doanh nghiệp.
Quản lý đơn hàng và các chương trình bán hàng
Có thách thức trong việc theo dõi tỷ lệ đơn hàng thành công so với số lần viếng thăm của nhân viên bán hàng. Cũng có khó khăn trong việc xử lý đơn hàng chậm hoặc quá hạn. Quản lý các chương trình bán hàng như khuyến mãi, trưng bày, tích lũy điểm và trả thưởng liên quan từ doanh nghiệp đến đại lý các cấp cũng đòi hỏi sự quản lý cẩn thận
Quản lý đơn hàng và các chương trình bán hàng
- Khó khăn trong việc theo dõi tỷ lệ đơn hàng thành công so với số lần viếng thăm của nhân viên bán hàng.
- Xử lý đơn hàng chậm hoặc quá hạn.
- Khó khăn trong việc quản lý các chương trình bán hàng, bao gồm khuyến mãi, trưng bày sản phẩm, tích lũy điểm và trả thưởng liên quan từ doanh nghiệp đến đại lý các cấp.
Theo dõi thông tin về khách hàng và độ phủ thị trường
- Không đủ khả năng để theo dõi một cách chính xác số lượng động vật nuôi theo từng loại (ví dụ: lợn giống, lợn thịt, gà trứng, gà thịt…) tại từng trang trại hoặc hộ chăn nuôi, để có thể cung cấp sản phẩm phù hợp.
- Khó khăn trong việc theo dõi độ phủ thị trường và thị phần, do việc quản lý thường thực hiện một cách thủ công và không theo thời gian thực, dẫn đến hiện tượng “xào nấu dữ liệu”.
Các tính năng của phần mềm DMS trong quản lý hệ thống phân phối lĩnh vực vật tư nông nghiệp – nông dược
Mô hình vận hành hệ thống phân phối trong ngành vật tư nông nghiệp – nông dược khi sử dụng phần mềm DMS
Khi thay thế phương thức quản lý hệ thống phân phối thủ công bằng phần mềm MobiWork DMS, doanh nghiệp trong lĩnh vực vật tư nông nghiệp – nông dược có khả năng tiếp nhận đơn hàng theo hai cách sau:
a) Tiếp nhận đơn hàng từ đội ngũ sales thị trường thông qua phần mềm DMS trên điện thoại di động:
Thay vì tổ chức cuộc họp vào đầu ngày làm việc, các nhân viên bán hàng sử dụng phần mềm DMS để xem thông tin về tuyến bán hàng, lịch sử mua hàng của các đại lý hoặc trang trại/hộ chăn nuôi lớn mà họ cần chăm sóc. Họ có thể tra cứu các chương trình khuyến mãi, quyền trả thưởng, và cập nhật thông tin về trưng bày sản phẩm.
Khi đến mỗi điểm bán, nhân viên bán hàng sử dụng ứng dụng DMS để thực hiện việc check-in và khai báo vị trí. Họ có thể nhập dữ liệu kiểm tồn và chụp ảnh trưng bày sản phẩm trực tiếp qua ứng dụng DMS. Nhân viên có thể tư vấn về sản phẩm và lập đơn hàng, trong khi phần mềm DMS sẽ tự động tính toán tổng số tiền và áp dụng các chương trình khuyến mãi phù hợp. Họ cũng có thể ghi chú về bất kỳ vấn đề nào phát sinh. Sau khi hoàn tất giao dịch, họ có thể check out trực tiếp qua ứng dụng. Trong trường hợp thêm điểm bán mới, họ chỉ cần thêm một bước là đặt mốc trên bản đồ sử dụng dịch vụ định vị GPS
b) Tiếp nhận đơn hàng trực tiếp từ đại lý/trang trại/hộ chăn nuôi lớn (Khi doanh nghiệp triển khai phần mềm DMS và sử dụng tính năng MobiWork Retail):
Chủ đại lý/trang trại/hộ chăn nuôi lớn có khả năng đặt hàng trực tiếp thông qua ứng dụng DMS mà không cần thông qua nhân viên bán hàng.
Họ có thể dễ dàng lựa chọn sản phẩm, nhập số lượng mua vào giỏ hàng, và thêm ghi chú nếu cần thiết, sau đó hoàn tất việc đặt hàng. Các chương trình khuyến mãi hiện có cũng được tự động áp dụng và cho phép theo dõi chi tiết về trạng thái đơn hàng, bao gồm trạng thái đã nhận, đang chuẩn bị hàng, đang giao hàng, và nhiều trạng thái khác.
Đối với doanh nghiệp, cả đơn hàng từ nguồn nhân viên bán hàng và đơn hàng từ chủ đại lý đều sẽ được gửi về hệ thống DMS, cho phép giám sát bán hàng và kế toán tiến hành xét duyệt và xử lý một cách hiệu quả.
Tính năng của phần mềm DMS dành cho ngành vật tư nông nghiệp – nông dược
Quản lý nhân viên bán hàng ngoài thị trường:
- Tối ưu hóa việc sắp xếp và phân bổ tuyến bán hàng dựa trên tần suất, thứ tự, và ngày tháng.
- Theo dõi vị trí, thời gian, và lộ trình di chuyển của nhân viên trên bản đồ GPS.
- Cung cấp cập nhật KPIs (Chỉ số hiệu suất quan trọng) theo thời gian thực.
- Hỗ trợ nhân viên bán hàng trong quá trình thực hiện công việc tại thị trường.
Tính năng đặt hàng dành cho nhân viên bán hàng:
- Cho phép nhân viên bán hàng tạo đơn hàng trên điện thoại di động khi họ thăm các điểm bán hàng.
- Quản lý danh sách đơn hàng và theo dõi trạng thái của mỗi đơn hàng.
- Tự động áp dụng chương trình khuyến mãi nếu đơn hàng đáp ứng các điều kiện.
- Cung cấp báo cáo bán hàng và theo dõi KPIs dành cho từng nhân viên bán hàng.
Quản lý khách hàng, bao gồm đại lý, trang trại, và hộ chăn nuôi lớn:
- Quản lý đơn đặt hàng trực tiếp từ phía khách hàng.
- Theo dõi danh sách điểm bán trên bản đồ.
- Cung cấp thông tin chi tiết và lịch sử mua hàng của mỗi khách hàng.
- Hiển thị mức độ bao phủ của các điểm bán trên bản đồ nhiệt độ.
Quản lý chương trình Trade Marketing:
- Thiết lập các chương trình khuyến mãi, trả thưởng, và trưng bày sản phẩm.
- Tự động gửi thông tin về các chương trình này đến ứng dụng của nhân viên bán hàng (ứng dụng DMS) và ứng dụng của chủ đại lý (ứng dụng Retail).
- Theo dõi tình trạng của các bảng hiệu và kệ trưng bày sản phẩm.
- Theo dõi hiệu quả của các chương trình khuyến mãi, tích lũy, và trả thưởng.
Quản lý quá trình mua hàng của Nhà phân phối (áp dụng cho mô hình 3 cấp):
Quản lý quá trình mua hàng của Nhà phân phối.
- Theo dõi tồn kho tại Nhà phân phối.
- Quản lý và theo dõi các chương trình trả th
